בשנת 2001 החל יישום פרויקט מרכב"ה (מערכת רוחבית כוללת במשרדי הממשלה), פרויקט רחב היקף אשר נתפס בעיני רבים כמהפכה בארגון הגדול במדינה אשר עד אותה נקודה פעל במשך שנים רבות בניתוק מהדרישות התהליכיות /חשבונאיות המקובלות "בשאר העולם".
כשותף לפרויקט מתחילת דרכו בתפקיד מנהל המודולים הפיננסים, אוסיף, שמשרדי הממשלה ומוסדותיה השונים אינם ידועים בפתיחותם ובנכונותם הרבה לביצוע שינויים בתהליכים ודומה הדבר לנושאת מטוסים ענקית אשר מתקשה מאוד לשנות את כיוון הפלגתה גם לאחר שהתקבלה ההחלטה.
במאמר זה אציג כמה מן הקשיים והאתגרים שעמדו בפנינו בבניית המערכת החשבונאית של פרויקט המרכב"ה על בסיס התשתית הטכנולוגית של פלטפורמת הסאפ (SAP) חבילת ניהול משאבי ארגון (ERP, Enterprise Resource Planning) המובילה בעולם. נכון לסוף שנת 2006 פרויקט המרכב"ה פרוס ב - 52 משרדים ומוסדות ממשלתיים, עם עשרת אלפים משתמשים. המערכת כוללת פתרונות רוחביים - פיננסי, תקציבי, משאבי אנוש ונכסים, כמו גם פתרונות עומק לתשלומים - הלוואות, ערבויות, אג"ח ותמיכות.
בדרך כלל כאשר מתארים את האתגרים והקשיים שביישום מערכת ERP בארגון גדול מתייחסים לכמה נקודות עיקריות:
קשיי אינטגרציה - המשתמשים מחויבים בהבנה נרחבת ומעמיקה של התהליך העסקי ובהקצאת משאבי ניהול לעזרה ביישום התהליך שמעמיסים מטלות על עבודתם השוטפת.
סטנדרטיזציה - מעבר לעבודה עם תהליכים עסקיים ש"נתפרו" באופן אחיד אל תוך מערכת סטנדרטית עבור כל משתמשי התוכנה בכל רחבי העולם וזאת במקום סביבת העבודה "החמימה" של מערכות ייעודיות שנכתבו במיוחד לטפל בתהליכי הארגון הספציפי.
קשיי קליטה - קשיים המתייחסים לאי נכונותו הטבעית של כל משתמש לעזוב מערכת קיימת שבה הוא עובד כבר שנים, מערכת אותה הוא מכיר היטב וממנה הוא מצליח לקבל את הנתונים העסקיים שנדרשים לו (ולא משנה כמה חסרים הם) לטובת מערכת חדשה, מורכבת בהרבה ובלתי מוכרת.
בממשלת ישראל האתגרים הינם רבים ומורכבים יותר מהתמונה המוכרת לאנשי המקצוע בכל ארגון אחר:
משתמשים חסרי ניסיון בעבודה בסביבת חלונות - ברוב המקרים פעולות שנחשבות ל"טבעיות" עבור רובינו כגון "point & click", פעולות כגון פתיחת ושמירת קבצים, הגדרת וואריאנטים ושאר נפלאות עולם החלונות דורשות הסתגלות ארוכה מצד משתמשים אילו.
מהפכה חשבונאית - לאחר שנים רבות של עבודה בשיטת חשבונאות על בסיס מזומן, עברה הממשלה בהובלת החשב הכללי, לחשבונאות על בסיס מצטבר. שיטה חשבונאית מקובלת אשר מכריחה את המשתמשים ללמוד לעבוד בסביבה אשר אינה מנהלת רק את תקציב המדינה ברישום מזומן אלא גם מחייבת רישום הכנסות, הוצאות, הפרשות חשבונאיות וסגירות תקופה לפי "מיטב" הדרישות של עולם החשבונאות המצטברת של החברות הגדולות בעולם.
- המשתמש מחויב בהזנת נתונים הנוגעים לסוגי אינפורמציה בהם מעולם לא נתקל והתעניין כגון חשבונות ספר ראשי, מרכזי עלות, מרכזי רווח, נתוני תזרים מזומנים, הזמנות רכש, הזמנות מכר וכו. על מנת לסבר את האוזן רק נזכיר כי המשתמש הממוצע בחשבות (האגף החשבונאי של משרד ממשלתי) משרדית ממוצעת מעולם לא נתקל במסגרת עבודתו במושג "חשבון ספר ראשי" שהינו הבסיס הראשוני לעבודת ניהול חשבונות. זאת מכיוון שעד היום עבד במערכות שניהלו תקציב בלבד בממדים של "תקנה תקציבית", "פיצול" ו"יחידת ביצוע".
- המשתמש בחשבות רגיל היה לקבל נתוני הזמנות רכש שנפתחו במערכת לוגיסטית מנותקת, על גבי פיסת נייר, ולהזין את הממדים התקציביים כראות עיניו/שיקול דעתו. פתאום מוצא עצמו המשתמש מקבל לבדיקה נתונים באופן ממוחשב, נתוני הזמנות רכש שנקלטו מחוץ לחשבות וכבר הוזנו בהן נתונים חשבונאים ותקציביים. בנוסף, ההזמנה הזאת כבר "נגסה" בתקציב הפנוי וכל מה שנותר לו לעשות זה לבדוק את הנתונים שהוזנו על ידי אותם משתמשים ולדחות או לאשר ההזמנה כולה.
- המערכת מאפשרת למשתמש לראות את כל מה שנרשם מול התקציב (גם אם טרם הגיע לאישורו) ולבצע תחקור רוחבי בכל הארגון, עד מסמך המקור, של כל רישום חשבונאי או תקציבי שנרשם בספרי המשרד כולל ביצוע חיתוכים ודיווחים. משתמשים בודדים עושים שימוש באפשרויות אלו כיוון שבשלב הראשוני של ה"הלם" עם תחילת העבודה במערכת החדשה, רובם מבולבלים וחוששים ומתגעגעים למערכת "הישנה והטובה".
תהליכים ממשלתיים ייחודים - חבילות תוכנה מסוגה של סאפ תומכות במגוון רחב של תהליכים עסקיים עם מספר גדול מאוד של וואריאנטים, למרות שבסאפ משתדלים תמיד לספק תמיכה כמעט לכל תהליך עסקי סטנדרטי, בפרויקט המרכבה אנו נתקלים השכם וערב בתהליכים ייחודיים בין אם מדובר בתהליך עסקי ש"התמסד" במשך השנים ובין אם בשל דרישות חוקיות בהן נדרשת המדינה לעמוד להבדיל ארגון עסקי רגיל. לדוגמא :
- עיקולים : בעוד שבכל המשק מטפלים בדרישות החוק לביצוע עיקולים בשם הגופים המעקלים ע"י פיתוח תוכניות אצווה שמבצעות את העיקול טרם הפעלת תהליך התשלום במערכת, בממשלת ישראל, הדרישה היא בלתי מתפשרת לבצע את העיקול רק בעת ביצוע התשלום בפועל. מקור הדרישה הנו בכך שעיקולים רבים מועברים ע"י הגופים המעקלים בממשקים ותקפים לכל משרדי הממשלה בו זמנית. ז"א שאם משרד א' ביצע הרצת תשלום לזכאי המעוקל והעביר את סכום העיקול במלואו או בחלקו לחשבון הגורם המעקל חייבת ריצת התשלום הבאה, של משרד ב', שרצה מספר שברירי שניה לאחר מכן, להתחשב בקודמת ולבצע רק את היתרה, במידה ויש כזאת.
- מתן ההלוואות ע"י משרדי הממשלה השונים : תהליך ממשלתי ייחודי שדרש פיתוח פתרון חוצה תהליכים שיושם במסגרת מרכבה. מחד גיסא, חלק ממשרדי המשלה נותנים הלוואות לפרטים וחברות לפי קריטריונים קבועים (לדוגמא, הלוואות לפיתוח תשתיות ביוב שנותנת נציבות המים לרשויות מקומיות). מאידך, המשרד עצמו אינו מופקד על גביית כספי ההלוואות שנתנו ועל רישומן בספרים משתי סיבות: הראשונה הנה שתקציב המדינה מנוהל (עדיין) על בסיס מזומן ולכן אינו מאפשר למשרד רישומים חשבונאים הנדרשים לצורך ניהול הלוואות וגביתן. הסיבה השניה הנה שהגורם הממשלתי האמון על רישום ההלוואות וגביתן הינו יחידת החשב הכללי באוצר.
לסיום, נראה כי לא לחינם קבל פרוייקט המחשוב הרוחבי הממשלתי את השם פרויקט המרכבה. כמות ומגוון התהליכים שעליהם עליו לתת תשובה היא עצומה וכל זאת תחת לוחות זמנים צפופים ומגבלות תקציביות קשות ביותר. דומה הדבר לאותו טנק ישראלי, אלא שבמקרה של פרויקט המחשוב, הטנק היה חייב להתחיל להסתער בזמן שרבים ממכלוליו נמצאים עדיין על שולחן השרטוטים. אותם מכלולים שכבר יוצרו מבעוד מועד הספיקו להרכבת מחלקת "חצי טנקים" יחידה, בעוד ה"אויב" מגיח מכמה כיוונים בכוחות גדולים בהרבה. בתחילת דרכי במרכבה כאחד היועצים הראשונים שהגיעו לפרויקט ממשלתי, חשבתי לתומי שהנה סוף סוף אוכל לעבוד בפרויקט רגוע בסביבה ממשלתית. לא שערתי את היקפי העבודה ולוחות הזמנים המטורפים שעמדו ועומדים לפנינו ואת כמות הפיתוחים הענקית. גם היום, לאחר זמן רב (במונחי עולם יישום מערכות ERP) הדרך עוד ארוכה וטרם ניתן לראות "אור רגיעה" באופק כאשר עומס העבודה והשחיקה הולכים וגוברים. "הנחמה" שעומדת מול עינינו היא העובדה שאנחנו מובילים מהפיכה של ממש במדינה (מהפיכה שאין דומה לה אף פרויקט בעולם) תוך עמידה באתגרים עסקיים וטכנולוגיים ברמה בינלאומית וזוהי אינה קלישאה כלל ועיקר.
כשותף לפרויקט מתחילת דרכו בתפקיד מנהל המודולים הפיננסים, אוסיף, שמשרדי הממשלה ומוסדותיה השונים אינם ידועים בפתיחותם ובנכונותם הרבה לביצוע שינויים בתהליכים ודומה הדבר לנושאת מטוסים ענקית אשר מתקשה מאוד לשנות את כיוון הפלגתה גם לאחר שהתקבלה ההחלטה.
במאמר זה אציג כמה מן הקשיים והאתגרים שעמדו בפנינו בבניית המערכת החשבונאית של פרויקט המרכב"ה על בסיס התשתית הטכנולוגית של פלטפורמת הסאפ (SAP) חבילת ניהול משאבי ארגון (ERP, Enterprise Resource Planning) המובילה בעולם. נכון לסוף שנת 2006 פרויקט המרכב"ה פרוס ב - 52 משרדים ומוסדות ממשלתיים, עם עשרת אלפים משתמשים. המערכת כוללת פתרונות רוחביים - פיננסי, תקציבי, משאבי אנוש ונכסים, כמו גם פתרונות עומק לתשלומים - הלוואות, ערבויות, אג"ח ותמיכות.
בדרך כלל כאשר מתארים את האתגרים והקשיים שביישום מערכת ERP בארגון גדול מתייחסים לכמה נקודות עיקריות:
קשיי אינטגרציה - המשתמשים מחויבים בהבנה נרחבת ומעמיקה של התהליך העסקי ובהקצאת משאבי ניהול לעזרה ביישום התהליך שמעמיסים מטלות על עבודתם השוטפת.
סטנדרטיזציה - מעבר לעבודה עם תהליכים עסקיים ש"נתפרו" באופן אחיד אל תוך מערכת סטנדרטית עבור כל משתמשי התוכנה בכל רחבי העולם וזאת במקום סביבת העבודה "החמימה" של מערכות ייעודיות שנכתבו במיוחד לטפל בתהליכי הארגון הספציפי.
קשיי קליטה - קשיים המתייחסים לאי נכונותו הטבעית של כל משתמש לעזוב מערכת קיימת שבה הוא עובד כבר שנים, מערכת אותה הוא מכיר היטב וממנה הוא מצליח לקבל את הנתונים העסקיים שנדרשים לו (ולא משנה כמה חסרים הם) לטובת מערכת חדשה, מורכבת בהרבה ובלתי מוכרת.
בממשלת ישראל האתגרים הינם רבים ומורכבים יותר מהתמונה המוכרת לאנשי המקצוע בכל ארגון אחר:
משתמשים חסרי ניסיון בעבודה בסביבת חלונות - ברוב המקרים פעולות שנחשבות ל"טבעיות" עבור רובינו כגון "point & click", פעולות כגון פתיחת ושמירת קבצים, הגדרת וואריאנטים ושאר נפלאות עולם החלונות דורשות הסתגלות ארוכה מצד משתמשים אילו.
מהפכה חשבונאית - לאחר שנים רבות של עבודה בשיטת חשבונאות על בסיס מזומן, עברה הממשלה בהובלת החשב הכללי, לחשבונאות על בסיס מצטבר. שיטה חשבונאית מקובלת אשר מכריחה את המשתמשים ללמוד לעבוד בסביבה אשר אינה מנהלת רק את תקציב המדינה ברישום מזומן אלא גם מחייבת רישום הכנסות, הוצאות, הפרשות חשבונאיות וסגירות תקופה לפי "מיטב" הדרישות של עולם החשבונאות המצטברת של החברות הגדולות בעולם.
- המשתמש מחויב בהזנת נתונים הנוגעים לסוגי אינפורמציה בהם מעולם לא נתקל והתעניין כגון חשבונות ספר ראשי, מרכזי עלות, מרכזי רווח, נתוני תזרים מזומנים, הזמנות רכש, הזמנות מכר וכו. על מנת לסבר את האוזן רק נזכיר כי המשתמש הממוצע בחשבות (האגף החשבונאי של משרד ממשלתי) משרדית ממוצעת מעולם לא נתקל במסגרת עבודתו במושג "חשבון ספר ראשי" שהינו הבסיס הראשוני לעבודת ניהול חשבונות. זאת מכיוון שעד היום עבד במערכות שניהלו תקציב בלבד בממדים של "תקנה תקציבית", "פיצול" ו"יחידת ביצוע".
- המשתמש בחשבות רגיל היה לקבל נתוני הזמנות רכש שנפתחו במערכת לוגיסטית מנותקת, על גבי פיסת נייר, ולהזין את הממדים התקציביים כראות עיניו/שיקול דעתו. פתאום מוצא עצמו המשתמש מקבל לבדיקה נתונים באופן ממוחשב, נתוני הזמנות רכש שנקלטו מחוץ לחשבות וכבר הוזנו בהן נתונים חשבונאים ותקציביים. בנוסף, ההזמנה הזאת כבר "נגסה" בתקציב הפנוי וכל מה שנותר לו לעשות זה לבדוק את הנתונים שהוזנו על ידי אותם משתמשים ולדחות או לאשר ההזמנה כולה.
- המערכת מאפשרת למשתמש לראות את כל מה שנרשם מול התקציב (גם אם טרם הגיע לאישורו) ולבצע תחקור רוחבי בכל הארגון, עד מסמך המקור, של כל רישום חשבונאי או תקציבי שנרשם בספרי המשרד כולל ביצוע חיתוכים ודיווחים. משתמשים בודדים עושים שימוש באפשרויות אלו כיוון שבשלב הראשוני של ה"הלם" עם תחילת העבודה במערכת החדשה, רובם מבולבלים וחוששים ומתגעגעים למערכת "הישנה והטובה".
תהליכים ממשלתיים ייחודים - חבילות תוכנה מסוגה של סאפ תומכות במגוון רחב של תהליכים עסקיים עם מספר גדול מאוד של וואריאנטים, למרות שבסאפ משתדלים תמיד לספק תמיכה כמעט לכל תהליך עסקי סטנדרטי, בפרויקט המרכבה אנו נתקלים השכם וערב בתהליכים ייחודיים בין אם מדובר בתהליך עסקי ש"התמסד" במשך השנים ובין אם בשל דרישות חוקיות בהן נדרשת המדינה לעמוד להבדיל ארגון עסקי רגיל. לדוגמא :
- עיקולים : בעוד שבכל המשק מטפלים בדרישות החוק לביצוע עיקולים בשם הגופים המעקלים ע"י פיתוח תוכניות אצווה שמבצעות את העיקול טרם הפעלת תהליך התשלום במערכת, בממשלת ישראל, הדרישה היא בלתי מתפשרת לבצע את העיקול רק בעת ביצוע התשלום בפועל. מקור הדרישה הנו בכך שעיקולים רבים מועברים ע"י הגופים המעקלים בממשקים ותקפים לכל משרדי הממשלה בו זמנית. ז"א שאם משרד א' ביצע הרצת תשלום לזכאי המעוקל והעביר את סכום העיקול במלואו או בחלקו לחשבון הגורם המעקל חייבת ריצת התשלום הבאה, של משרד ב', שרצה מספר שברירי שניה לאחר מכן, להתחשב בקודמת ולבצע רק את היתרה, במידה ויש כזאת.
- מתן ההלוואות ע"י משרדי הממשלה השונים : תהליך ממשלתי ייחודי שדרש פיתוח פתרון חוצה תהליכים שיושם במסגרת מרכבה. מחד גיסא, חלק ממשרדי המשלה נותנים הלוואות לפרטים וחברות לפי קריטריונים קבועים (לדוגמא, הלוואות לפיתוח תשתיות ביוב שנותנת נציבות המים לרשויות מקומיות). מאידך, המשרד עצמו אינו מופקד על גביית כספי ההלוואות שנתנו ועל רישומן בספרים משתי סיבות: הראשונה הנה שתקציב המדינה מנוהל (עדיין) על בסיס מזומן ולכן אינו מאפשר למשרד רישומים חשבונאים הנדרשים לצורך ניהול הלוואות וגביתן. הסיבה השניה הנה שהגורם הממשלתי האמון על רישום ההלוואות וגביתן הינו יחידת החשב הכללי באוצר.
לסיום, נראה כי לא לחינם קבל פרוייקט המחשוב הרוחבי הממשלתי את השם פרויקט המרכבה. כמות ומגוון התהליכים שעליהם עליו לתת תשובה היא עצומה וכל זאת תחת לוחות זמנים צפופים ומגבלות תקציביות קשות ביותר. דומה הדבר לאותו טנק ישראלי, אלא שבמקרה של פרויקט המחשוב, הטנק היה חייב להתחיל להסתער בזמן שרבים ממכלוליו נמצאים עדיין על שולחן השרטוטים. אותם מכלולים שכבר יוצרו מבעוד מועד הספיקו להרכבת מחלקת "חצי טנקים" יחידה, בעוד ה"אויב" מגיח מכמה כיוונים בכוחות גדולים בהרבה. בתחילת דרכי במרכבה כאחד היועצים הראשונים שהגיעו לפרויקט ממשלתי, חשבתי לתומי שהנה סוף סוף אוכל לעבוד בפרויקט רגוע בסביבה ממשלתית. לא שערתי את היקפי העבודה ולוחות הזמנים המטורפים שעמדו ועומדים לפנינו ואת כמות הפיתוחים הענקית. גם היום, לאחר זמן רב (במונחי עולם יישום מערכות ERP) הדרך עוד ארוכה וטרם ניתן לראות "אור רגיעה" באופק כאשר עומס העבודה והשחיקה הולכים וגוברים. "הנחמה" שעומדת מול עינינו היא העובדה שאנחנו מובילים מהפיכה של ממש במדינה (מהפיכה שאין דומה לה אף פרויקט בעולם) תוך עמידה באתגרים עסקיים וטכנולוגיים ברמה בינלאומית וזוהי אינה קלישאה כלל ועיקר.
שלומי גבעון, מנכ"ל משותף בחברת ERPdex. יועץ יישום בכיר עם התמחות במודולים הפיננסים של SAP.
ERPdex מתמחה במתן פתרונות עסקיים וטכנולוגים בסביבת SAP R3, לניהול כל התהליכים הפיננסים שבתחומי אחריות מחלקות הכספים והגזברות.
http://www.erpdex.com/
מערכות תומכות לניהול סיכונים פיננסים, קישוריות למערכת הפיננסית הרוחבית, פתרונות פיננסים מתקדמים
ניהול הלוואות, בטחונות, ערבויות, פיגורים גבייה.
תיק איגרות חוב (אחזקה והנפקה).
נגזרים והגנות מט"ח, ריבית.
ניהול חשיפה וכליי סימולציה.
מערכות תשלום וסליקה.
ניהול נזילות ותזרים מזומנים.
ERPdex מתמחה במתן פתרונות עסקיים וטכנולוגים בסביבת SAP R3, לניהול כל התהליכים הפיננסים שבתחומי אחריות מחלקות הכספים והגזברות.
http://www.erpdex.com/
מערכות תומכות לניהול סיכונים פיננסים, קישוריות למערכת הפיננסית הרוחבית, פתרונות פיננסים מתקדמים
ניהול הלוואות, בטחונות, ערבויות, פיגורים גבייה.
תיק איגרות חוב (אחזקה והנפקה).
נגזרים והגנות מט"ח, ריבית.
ניהול חשיפה וכליי סימולציה.
מערכות תשלום וסליקה.
ניהול נזילות ותזרים מזומנים.
